Microsoft Teams gebruiken is tegenwoordig niet meer weg te denken binnen moderne organisaties. Toch benutten veel bedrijven slechts een klein deel van de mogelijkheden. Daardoor blijft samenwerking vaak onnodig ingewikkeld en tijdrovend.
Wanneer u Teams goed inzet, werkt u sneller, overzichtelijker en veiliger. Bovendien verbetert de communicatie tussen collega’s. In deze blog leest u hoe u Microsoft Teams optimaal gebruikt binnen uw bedrijf.
Waarom Microsoft Teams gebruiken voor bedrijven?
Steeds meer organisaties kiezen ervoor om Microsoft Teams te gebruiken als centraal communicatieplatform. U kunt chatten, videobellen en samenwerken in één omgeving.
Daarnaast integreert Teams naadloos met andere Microsoft 365-apps, zoals Outlook, Word en SharePoint. Hierdoor hoeft u niet te schakelen tussen verschillende programma’s.
Bovendien verhoogt Teams de productiviteit. Informatie is sneller vindbaar en vergaderingen verlopen efficiënter.
Hoe richt u Teams voor bedrijven goed in?
Teams voor bedrijven werkt het best wanneer het goed is ingericht. Een duidelijke structuur voorkomt chaos en verwarring.
Begin met het aanmaken van teams per afdeling, project of klant. Maak vervolgens vaste kanalen voor onderwerpen, zoals planning, administratie en overleg.
Daarnaast is het belangrijk om rechten goed in te stellen. Niet iedereen hoeft overal toegang toe te hebben. Zo blijft informatie veilig.
Een logische indeling zorgt voor rust en overzicht.
Microsoft Teams tips voor betere samenwerking
Met de juiste Microsoft Teams tips haalt u meer uit het platform. Kleine aanpassingen kunnen al een groot verschil maken.
Enkele praktische tips zijn:
-
Gebruik @vermeldingen gericht
-
Pin belangrijke kanalen
-
Maak vaste vergadermomenten
-
Gebruik tabbladen voor documenten
-
Archiveer oude teams
Daarnaast helpt het om duidelijke afspraken te maken over communicatie. Zo voorkomt u misverstanden.
Bestanden delen en samenwerken in Teams
Een groot voordeel van Teams is de mogelijkheid om samen aan documenten te werken. Bestanden worden automatisch opgeslagen in SharePoint.
Hierdoor ziet u altijd de nieuwste versie. Meerdere collega’s kunnen tegelijk werken in Word of Excel. Dat bespaart tijd en voorkomt fouten.
Bovendien kunt u opmerkingen toevoegen en wijzigingen volgen. Zo blijft iedereen betrokken bij het proces.
Veilig werken met Microsoft Teams
Beveiliging is essentieel bij digitaal samenwerken. Microsoft Teams biedt hiervoor verschillende mogelijkheden.
Denk bijvoorbeeld aan:
-
Tweestapsverificatie
-
Beveiligde gasttoegang
-
Toegangsbeheer
-
Gegevensversleuteling
Toch is techniek alleen niet voldoende. Medewerkers moeten ook bewust omgaan met gevoelige informatie. Goede instructie blijft daarom belangrijk.
Online vergaderen met Teams: zo doet u het professioneel
Online vergaderen is een belangrijk onderdeel van Teams. Toch verlopen veel meetings chaotisch door slechte voorbereiding.
Zorg daarom voor:
-
Een duidelijke agenda
-
Goede microfooninstellingen
-
Stabiele internetverbinding
-
Duidelijke afspraken
-
Opnames bij afwezigheid
Met deze aanpak worden vergaderingen effectiever en korter.
Veelgemaakte fouten bij Microsoft Teams gebruiken
Veel organisaties maken dezelfde fouten bij het gebruik van Teams. Deze fouten verminderen de effectiviteit.
Veelvoorkomende problemen zijn:
-
Te veel kanalen
-
Onduidelijke structuur
-
Geen training
-
Slechte beveiliging
-
Gebrek aan afspraken
Door deze fouten te vermijden, werkt uw organisatie prettiger en productiever.
Training en ondersteuning maken het verschil
Hoewel Teams gebruiksvriendelijk is, blijft begeleiding belangrijk. Medewerkers moeten weten hoe ze het platform optimaal inzetten.
Training zorgt voor:
-
Snellere acceptatie
-
Minder fouten
-
Meer efficiëntie
-
Betere samenwerking
Servicepunt 365 helpt organisaties bij inrichting, training en support. Zo haalt u het maximale uit Microsoft Teams.
Combineer Teams met andere Microsoft 365-apps
Microsoft Teams werkt het best in combinatie met andere tools. Door integraties te gebruiken, ontstaat één digitale werkomgeving.
Zo koppelt u eenvoudig:
-
Outlook voor agenda’s
-
OneDrive voor bestanden
-
Planner voor taken
-
SharePoint voor documentbeheer
Hierdoor werkt uw team overzichtelijk en gestructureerd.
Start vandaag nog met slimmer Microsoft Teams gebruiken
Door Microsoft Teams gebruiken serieus aan te pakken, verbetert u uw samenwerking en productiviteit. Met de juiste inrichting, afspraken en ondersteuning voorkomt u frustratie.
Wilt u het maximale uit Teams halen? Servicepunt 365 staat voor u klaar met advies, training en beheer.
Neem vandaag nog contact op voor een vrijblijvend gesprek.
